Es passiert selten abrupt.
Keine große Ankündigung, kein sichtbarer Bruch.
Eine Kollegin geht in Rente.
Ein Projektleiter verlässt das Unternehmen.
Eine erfahrene Führungskraft wechselt intern die Rolle.
Formal ist alles geregelt. Übergaben wurden gemacht, Dokumente übergeben, Dateien gespeichert.
Und trotzdem verändert sich etwas.
Entscheidungen dauern länger.
Rückfragen häufen sich.
Fehler tauchen wieder auf, von denen man sicher war, dass sie längst geklärt waren.
Was fehlt, ist nicht einfach Information.
Es fehlt Orientierung. Kontext. Erfahrung.
Kurz: das Wissen zwischen den Zeilen.
Und genau hier beginnt das eigentliche Thema Wissensmanagement – jenseits von Tools, Plattformen und Datenbanken.
Wissen geht nicht verloren, weil niemand dokumentiert
In vielen Organisationen wird Wissensverlust als Dokumentationsproblem verstanden.
Die logische Konsequenz: mehr Vorlagen, mehr Ablagen, mehr Pflicht zur Dokumentation.
Doch genau das greift zu kurz.
Denn Wissen entsteht nicht erst dann, wenn jemand etwas aufschreibt.
Es entsteht im Alltag: im Entscheiden, im Abwägen, im Scheitern, im Korrigieren.
Es zeigt sich im Umgang mit komplexen Situationen – oft unbewusst.
Ein Großteil dieses Wissens ist implizit.
Menschen nutzen es, ohne es benennen zu können. Sie wissen, wie etwas funktioniert, aber nicht immer, warum sie es so tun.
Dieses Wissen verschwindet nicht, weil Menschen es nicht teilen wollen.
Es verschwindet, weil niemand den Raum dafür schafft.
Wissensmanagement ist kein Tool-Thema – sondern eine Frage von Haltung
Viele Unternehmen setzen beim Wissensmanagement auf Technik.
Neue Plattformen, neue Wikis, neue KI-gestützte Lösungen.
Die Hoffnung: Wenn alles sauber dokumentiert ist, bleibt das Wissen erhalten.
Die Realität ist häufig eine andere.
Wissen liegt verstreut. Inhalte sind veraltet. Zuständigkeiten unklar.
Und niemand weiß genau, welche Information wirklich gilt.
Das eigentliche Problem ist nicht fehlende Technik.
Es ist fehlende Klarheit darüber, wie Wissen in der Organisation genutzt werden soll.
Wissensmanagement bedeutet nicht, Informationen zu sammeln.
Es bedeutet, Wissen so zugänglich zu machen, dass Menschen damit arbeiten können – im Alltag, unter Zeitdruck, in echten Situationen.
Dafür braucht es mehr als Tools.
Es braucht eine Haltung, die Wissen als gemeinsamen Wert versteht – nicht als individuellen Besitz.
Warum Menschen Wissen zurückhalten – und was das mit Sicherheit zu tun hat
Wissen wird in Organisationen nicht immer freiwillig geteilt.
Nicht aus Egoismus, sondern aus Unsicherheit.
Typische Gedanken sind:
„Wenn ich mein Wissen teile, mache ich mich austauschbar.“
„Dafür habe ich keine Zeit.“
„Das interessiert doch sowieso niemanden.“
Wissen wird dann zur Absicherung.
Silos entstehen – nicht aus Böswilligkeit, sondern aus Selbstschutz.
Dort, wo Vertrauen fehlt, wird Wissen zur Macht.
Dort, wo Sicherheit fehlt, wird Schweigen zur Strategie.
Erst wenn Menschen erleben, dass sie durch Teilen nicht verlieren, sondern gewinnen, verändert sich etwas.
Dann entsteht Austausch. Dann entstehen Rückfragen. Dann entsteht gemeinsames Denken.
Und genau an dieser Stelle wird Führung relevant.
Wie du als Führungskraft Vertrauen im Team sichtbar und erlebbar machst, habe ich ausführlich beschrieben in meinem Artikel Psychologische Sicherheit in der Führung: Warum Schweigen gefährlich ist.
Führung entscheidet, ob Wissen fließt oder versickert
Ob Wissen in einer Organisation sichtbar wird, hängt weniger von Prozessen ab als vom Verhalten der Führungskräfte.
Nicht von großen Ankündigungen, sondern von alltäglichen Signalen:
Wird zugehört oder sofort bewertet?
Wird nachgefragt oder vorgegeben?
Gibt es Raum für Austausch – oder nur für Ergebnisse?
Eine der wirksamsten Fragen in diesem Kontext lautet nicht:
„Was läuft hier nicht?“
Sondern:
„Was brauchst du, um gut arbeiten zu können?“
Diese Frage verändert die Richtung.
Sie lädt ein, statt zu kontrollieren.
Sie macht sichtbar, wo Wissen fehlt, wo es blockiert ist – und wo es bereits vorhanden ist, aber nicht genutzt wird.
Ein verstärkender Blick auf typische Denkmuster in der Führung findest du in meinem Blogartikel: 3 Denkfehler, die Führungskräfte schwächen – und wie du sie vermeidest.
Die Doppelrolle vieler Führungskräfte – und ihre Folgen
In vielen Organisationen sind Führungskräfte gleichzeitig Fachexpert:innen.
Sie führen Teams und arbeiten operativ voll mit.
Das ist nachvollziehbar – und gleichzeitig problematisch.
Denn wo Führungskräfte im Tagesgeschäft gefangen sind, bleibt wenig Raum für:
- Austausch
- Reflexion
- Wissensarbeit im Team
Wissensmanagement braucht Führungskräfte, die Rahmen setzen.
Die Verantwortung abgeben können.
Die Vertrauen schenken, statt alles selbst zu entscheiden.
Dort, wo Führung sich traut, loszulassen, entsteht oft mehr Wissen – nicht weniger.
Wissensmanagement beginnt im Kleinen
Der größte Fehler: Wissensmanagement als riesiges Transformationsprojekt aufzusetzen.
Was deutlich besser funktioniert, sind kleine, überschaubare Schritte:
ein Team
eine Abteilung
ein konkretes Problem
Zum Beispiel:
Wo verlieren wir aktuell Zeit?
Wo fehlen Informationen?
Wo greifen wir auf veraltetes Wissen zurück?
Oft reichen zwei oder drei gezielte Veränderungen, um spürbare Effekte zu erzeugen.
Und diese Effekte bleiben nicht unbemerkt.
Andere Teams merken, dass Zusammenarbeit leichter wird.
Dass Entscheidungen schneller gehen.
Dass weniger Reibung entsteht.
So entsteht Veränderung nicht durch Ansage, sondern durch Wirkung.
KI im Wissensmanagement: sinnvoll, aber kein Ersatz
Künstliche Intelligenz kann unterstützen.
Sie kann strukturieren, auffindbar machen, Vorschläge liefern.
Aber sie kann nur mit dem arbeiten, was bereits vorhanden ist.
KI ersetzt keine Erfahrung.
Keinen Kontext.
Kein gemeinsames Denken.
Sie erkennt keine Unsicherheit im Raum.
Sie wartet nicht, wenn jemand noch nicht fertig gedacht hat.
Deshalb gilt:
Erst Ordnung schaffen, dann KI nutzen.
Sonst beschleunigt KI lediglich bestehende Unklarheit.
Wissensarbeit sichtbar machen – ohne sie zu rechtfertigen
Wissensarbeit ist Arbeit.
Auch wenn sie sich nicht sofort in Zahlen ausdrücken lässt.
Und doch werden die Effekte spürbar:
kürzere Suchzeiten
klarere Entscheidungen
weniger Doppelarbeit
mehr Zufriedenheit
Organisationen, die Wissensarbeit bewusst Zeit geben, investieren nicht in ein „Nice-to-have“.
Sie investieren in Handlungsfähigkeit.
Wie du als Führungskraft deinen eigenen Fokus stärkst und Zeit für Wesentliches schaffst, beschreibe ich im Beitrag Führung ist kein Add-on: Warum Selbstführung der Anfang von echter Wirksamkeit ist.
Fazit: Das Wissen ist längst da – wir müssen es ernst nehmen
Viele Organisationen suchen Lösungen im Außen.
Dabei liegt der größte Hebel im Inneren.
In den Menschen.
In ihrer Erfahrung.
In dem, was sie täglich wissen – aber selten gefragt werden.
Wissensmanagement bedeutet nicht, mehr zu dokumentieren.
Es bedeutet, Menschen Raum zu geben, ihr Wissen wirksam einzubringen.
Und dieser Raum entsteht durch Führung.
Wenn du tiefer einsteigen möchtest: In Folge 119 meines Podcasts „Gesund Erfolgreich“ spreche ich mit Kristin Block über Wissensmanagement, Führung, Kultur und den sinnvollen Einsatz von KI. Die Folge findest du überall, wo es Podcasts gibt.
